Performance management là gì? Dữ liệu hoạt động có thể hỗ trợ đánh giá như thế nào
Performance management trở nên khó khăn khi người quản lý phải trao đổi về năng suất nhưng lại thiếu dữ kiện rõ ràng. Một doanh nghiệp nhỏ có thể biết rằng deadline đang bị trễ, nhưng không biết nguyên nhân thật sự là gì. Nhân viên có thể trông rất bận, nhưng báo cáo hoặc kết quả công việc lại cho thấy câu chuyện khác. Trong một số trường hợp, người quản lý cũng cần xử lý tình trạng truy cập lặp lại vào trò chơi, website video, trang giải trí hoặc các website không phục vụ công việc trong giờ hành chính.
Một cuộc trao đổi hiệu suất tốt không nên dựa trên cảm giác mơ hồ. Người quản lý cần mục tiêu rõ ràng, chính sách công bằng, bản ghi truy cập website, báo cáo sử dụng ứng dụng và đủ ngữ cảnh để hiểu điều gì đang thật sự xảy ra.
Đây là lúc dữ liệu hoạt động máy tính có thể hỗ trợ performance management. Dữ liệu này không thay thế phán đoán, coaching hay giao tiếp giữa con người với nhau. Nhưng nó có thể cung cấp điểm bắt đầu khách quan hơn khi xem xét mô hình làm việc trên PC Windows thuộc sở hữu công ty.
Tổng quan thực tế về performance management trong quản lý máy tính nơi làm việc.
Performance management trong thực tế nghĩa là gì?
Performance management là quá trình liên tục gồm đặt kỳ vọng, xem xét tiến độ, đưa phản hồi và giúp nhân viên cải thiện công việc. Nó không chỉ là một biểu mẫu đánh giá hằng năm. Khi được làm đúng, đây là một quy trình quản lý thường xuyên, kết nối công việc của từng cá nhân với mục tiêu kinh doanh.
Một số người tìm kiếm “performance management là gì” vì thuật ngữ này nghe khá trang trọng. Nói theo ngôn ngữ kinh doanh dễ hiểu, performance management nghĩa là đảm bảo nhân viên hiểu thế nào là làm việc tốt, nhận được phản hồi hữu ích và có một cách công bằng để cải thiện.
Một quy trình performance management thực tế thường bao gồm:
- Đặt mục tiêu: Xác định nhân viên cần đạt được điều gì.
- Tiêu chuẩn rõ ràng: Giải thích hiệu suất tốt trông như thế nào đối với từng vai trò.
- Phản hồi định kỳ: Trao đổi về tiến độ, điểm tắc nghẽn và nội dung cần cải thiện trước khi vấn đề trở nên nghiêm trọng.
- Coaching và hỗ trợ: Giúp nhân viên cải thiện kỹ năng, sự tập trung, quy trình làm việc và thói quen làm việc.
- Đánh giá hiệu suất: Xem xét kết quả so với mục tiêu và kỳ vọng.
- Lập kế hoạch phát triển: Xác định nhu cầu đào tạo, thay đổi vai trò hoặc cơ hội phát triển trong tương lai.
Mục đích không chỉ là phát hiện hiệu suất kém. Performance management tốt cũng nên ghi nhận công việc hiệu quả, cải thiện sự tập trung của nhân viên, hỗ trợ quyết định công bằng và giúp người quản lý xử lý vấn đề sớm hơn.
Khi công việc chủ yếu diễn ra trên máy tính, dữ liệu hoạt động có thể bổ sung ngữ cảnh hữu ích. Ví dụ, dữ liệu có thể cho thấy nhân viên có dành thời gian cho ứng dụng kinh doanh cốt lõi hay không, việc duyệt web không phục vụ công việc có đang trở thành mô hình lặp lại hay không, hoặc cả đội có thể cần công cụ hoặc đào tạo tốt hơn hay không.
Ảnh chụp kiểu sản phẩm thực tế, làm nổi bật báo cáo ứng dụng và năng suất trong OsMonitor.
Vì sao dữ liệu khách quan rất quan trọng với đánh giá hiệu suất hiện đại
Các buổi đánh giá hiệu suất truyền thống thường phụ thuộc quá nhiều vào trí nhớ của người quản lý. Người quản lý có thể nhớ vấn đề gần nhất, lời phàn nàn lớn nhất hoặc một dự án nổi bật, nhưng lại bỏ qua mô hình tổng thể. Điều này dễ dẫn đến đánh giá thiếu công bằng và những cuộc trao đổi khó xử.
Dữ liệu khách quan giúp giảm vấn đề đó. Nó cung cấp điều cụ thể để người quản lý và nhân viên cùng xem lại.
Ví dụ:
- Báo cáo sử dụng ứng dụng có thể cho thấy nhân viên có dành phần lớn thời gian làm việc trong phần mềm liên quan đến vai trò hay không.
- Bản ghi hoạt động website có thể cho thấy việc duyệt web không phục vụ công việc chỉ thỉnh thoảng xảy ra hay lặp lại thường xuyên.
- Dòng thời gian hoạt động có thể cho thấy mô hình làm việc tổng quát trong ngày.
- Bản ghi hoạt động tệp có thể cung cấp ngữ cảnh cho công việc liên quan đến tài liệu khi phù hợp.
- Báo cáo theo phòng ban có thể cho thấy vấn đề nằm ở một cá nhân hay xuất hiện trên toàn đội.
Điều này không có nghĩa là mọi con số đều nói lên toàn bộ câu chuyện. Trình duyệt có thể được dùng cho nghiên cứu phục vụ công việc. Thời gian không hoạt động có thể là họp, gọi điện hoặc làm việc ngoài máy tính. Một lần truy cập website riêng lẻ có thể không nói lên nhiều điều.
Nhưng các mô hình theo thời gian có thể giúp người quản lý trao đổi tốt hơn. Thay vì nói “tôi cảm thấy bạn đang mất tập trung”, người quản lý có thể nói “chúng ta cùng xem lại mô hình hoạt động này và tìm xem điều gì có thể đang ảnh hưởng đến sự tập trung”.
Các công cụ cung cấp giám sát sử dụng ứng dụng trên máy tính nhân viên và công cụ làm việc có thể giúp chuyển thói quen làm việc số thành báo cáo thực tế cho đánh giá hiệu suất và coaching.
Các chỉ số quan trọng để hỗ trợ performance management
Khi dùng dữ liệu hoạt động máy tính cho performance management, trọng tâm nên là mô hình liên quan đến công việc, không phải các khoảnh khắc riêng lẻ. Chỉ số phù hợp phụ thuộc vào vai trò của nhân viên, chính sách công ty và loại công việc đang được xem xét.
Sử dụng ứng dụng và phần mềm
Báo cáo sử dụng ứng dụng giúp người quản lý hiểu thời gian làm việc có phù hợp với vai trò của nhân viên hay không.
Các câu hỏi hữu ích gồm:
- Nhân viên thiết kế có dành đủ thời gian trong phần mềm thiết kế không?
- Nhân viên kinh doanh có sử dụng CRM thường xuyên không?
- Nhân viên hỗ trợ có hoạt động trong hệ thống ticket không?
- Kế toán có sử dụng phần mềm kế toán và bảng tính như kỳ vọng không?
- Nhân viên có đang phụ thuộc vào phần mềm không được phép hoặc không cần thiết không?
- Một ứng dụng kinh doanh có bị sử dụng ít vì nhân viên cần đào tạo thêm không?
Mức sử dụng cao trong các ứng dụng cốt lõi có thể hỗ trợ đánh giá năng suất tích cực. Mức sử dụng thấp có thể cho thấy vấn đề, nhưng người quản lý nên hỏi nguyên nhân trước khi kết luận. Vấn đề có thể nằm ở khối lượng công việc, đào tạo, thiết kế phần mềm kém, ưu tiên chưa rõ hoặc quyền truy cập bị chặn.
Đây là lý do dữ liệu hiệu suất trong performance management cần được sử dụng cẩn thận. Mục tiêu không phải là biến thời gian dùng phần mềm thành một điểm số đơn giản. Mục tiêu là hiểu mô hình làm việc có phù hợp với vai trò hay không.
Duyệt website và hoạt động internet
Với nhiều công việc, internet là công cụ cần thiết. Kinh doanh, marketing, hỗ trợ khách hàng, nghiên cứu, mua hàng và vận hành đều có thể cần truy cập web. Đồng thời, internet cũng có thể trở thành nguồn xao nhãng lớn.
Báo cáo hoạt động website có thể giúp người quản lý xem xét:
- Thời gian dành cho website liên quan đến công việc.
- Thời gian dành cho website không phục vụ công việc.
- Truy cập lặp lại vào trang giải trí, mua sắm, trò chơi hoặc video.
- Hoạt động tiêu tốn nhiều băng thông có thể ảnh hưởng đến mạng văn phòng.
- Việc sử dụng website có phù hợp với chính sách máy tính và internet của công ty hay không.
Điều này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp muốn giảm việc duyệt web không phục vụ công việc trong giờ hành chính. Để xem chi tiết hơn, hãy đọc phần mềm giám sát internet nhân viên cho việc sử dụng web tại nơi làm việc.
Dữ liệu website luôn cần được xem trong ngữ cảnh. Nhân viên marketing có thể cần dùng mạng xã hội hợp pháp. Đội đào tạo có thể cần website video. Nhân viên mua hàng có thể dùng website thương mại điện tử cho công việc. Chính sách nên xác định điều gì được chấp nhận theo từng vai trò.
Dòng thời gian hoạt động và mô hình làm việc
Dòng thời gian hoạt động có thể cho thấy việc sử dụng máy tính thay đổi như thế nào trong ngày. Điều này giúp người quản lý hiểu nhịp làm việc, khả năng xao nhãng, thời gian không hoạt động hoặc nhu cầu hỗ trợ.
Các mô hình hữu ích có thể gồm:
- Khoảng thời gian dài trong ứng dụng công việc cốt lõi.
- Chuyển đổi thường xuyên giữa các công cụ không liên quan.
- Các khoảng không hoạt động lặp lại trong giờ làm chính.
- Giờ bắt đầu hoặc kết thúc bất thường.
- Mức hoạt động giảm mạnh so với các tuần trước.
- Hoạt động quá dày đặc, ít nghỉ, có thể gợi ý quá tải.
Một lần nữa, các tín hiệu này không tự thân là bằng chứng. Một khoảng hoạt động thấp có thể nghĩa là nhân viên đang họp, gọi điện hoặc làm việc offline. Người quản lý nên hỏi trước khi giả định.
| Chỉ số truyền thống | Chỉ số được hỗ trợ bằng dữ liệu | Gợi ý có thể rút ra |
|---|---|---|
| Quan sát của người quản lý | Thời gian sử dụng ứng dụng | Nhân viên dành phần lớn thời gian làm việc trong phần mềm thiết kế, CRM, kế toán hoặc quản lý dự án cốt lõi. |
| Tiến độ tự báo cáo | Lịch sử duyệt website | Thời gian trên website không phục vụ công việc giảm sau khi làm rõ chính sách và coaching. |
| Phản hồi từ đồng nghiệp | Dòng thời gian hoạt động | Báo cáo cho thấy mô hình làm việc ổn định trong giờ làm chính. |
| Hoàn thành dự án | Nhật ký thao tác tệp | Truy cập và chỉnh sửa tài liệu cung cấp ngữ cảnh về đóng góp vào công việc chung. |
OsMonitor giúp dữ liệu giám sát nằm dưới quyền kiểm soát của khách hàng trên máy quản lý hoặc máy chủ tự quản lý.
Cân bằng phần mềm với chính sách và giao tiếp
Phần mềm giám sát không phải là một hệ thống performance management hoàn chỉnh. Nó chỉ là một nguồn thông tin. Giá trị thật sự đến từ việc kết hợp dữ liệu với chính sách rõ ràng, quản lý công bằng và giao tiếp hữu ích.
Thiết lập chính sách rõ ràng: Trước khi dùng bất kỳ dữ liệu hoạt động máy tính nào, hãy tạo chính sách sử dụng máy tính và internet bằng văn bản. Giải thích điều gì được chấp nhận, điều gì bị hạn chế, nội dung nào có thể được xem xét và vì sao.
Minh bạch: Nhân viên nên biết rằng máy tính thuộc sở hữu công ty có thể được quản lý và xem xét vì mục đích kinh doanh hợp pháp. Minh bạch giúp giảm hiểu lầm và xây dựng niềm tin.
Tập trung vào coaching, không phải xử phạt: Nếu báo cáo cho thấy duyệt web không phục vụ công việc quá nhiều, câu hỏi hữu ích đầu tiên là vì sao. Nhân viên đang thiếu việc, chưa rõ ưu tiên, bị tắc nhiệm vụ, thiếu gắn kết hay gặp quy trình làm việc kém?
Xem mô hình trong ngữ cảnh: Một lần truy cập website hoặc một khoảng không hoạt động không nên quyết định đánh giá hiệu suất. Hãy tìm mô hình lặp lại và so sánh với kỳ vọng của vai trò.
Dùng dữ liệu cùng với bằng chứng khác: Báo cáo hoạt động nên được kết hợp với kết quả dự án, chất lượng công việc, phản hồi khách hàng, quan sát của người quản lý và trao đổi trực tiếp với nhân viên.
Duy trì quyền riêng tư và kiểm soát dữ liệu: Bản ghi hoạt động nhạy cảm cần được lưu an toàn và chỉ người được ủy quyền mới được truy cập. OsMonitor sử dụng kiến trúc client/server, lưu dữ liệu giám sát trên máy tính quản lý hoặc server tự quản lý của khách hàng, thay vì cloud do nhà cung cấp kiểm soát.
Khi được dùng đúng, dữ liệu hoạt động có thể làm cho đánh giá hiệu suất cụ thể hơn và ít cảm tính hơn. Khi dùng sai, nó có thể làm mất niềm tin. Khác biệt nằm ở chính sách, minh bạch và phán đoán quản lý.
Cân nhắc pháp lý và đạo đức
Khi dữ liệu hoạt động máy tính trở thành một phần của performance management, doanh nghiệp cần xử lý dữ liệu đó cẩn thận.
Ở nhiều khu vực, người sử dụng lao động có thể quản lý và xem xét hoạt động trên máy tính thuộc sở hữu công ty vì mục đích kinh doanh hợp pháp khi nhân viên đã được thông báo phù hợp. Tuy nhiên, luật lao động và quyền riêng tư khác nhau theo quốc gia, tiểu bang, tỉnh bang và ngành nghề.
Doanh nghiệp nên:
- Tạo chính sách sử dụng máy tính và internet rõ ràng bằng văn bản.
- Thông báo cho nhân viên trước khi bản ghi hoạt động được thu thập hoặc xem xét.
- Chỉ sử dụng giám sát trên máy tính thuộc sở hữu công ty và hệ thống kinh doanh hợp pháp.
- Giới hạn quyền truy cập báo cáo cho người quản lý hoặc nhân sự IT được ủy quyền.
- Tránh thu thập thông tin cá nhân không cần thiết.
- Xem xét dữ liệu hoạt động trong ngữ cảnh.
- Tham khảo tư vấn pháp lý đủ chuyên môn trước khi triển khai.
Mục đích nên là quản lý máy tính nơi làm việc có trách nhiệm, đánh giá hiệu suất công bằng, hỗ trợ IT, đảm bảo chính sách nhất quán và cải thiện năng suất.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Performance management là gì?
Performance management là quá trình liên tục gồm đặt kỳ vọng công việc, xem xét tiến độ, đưa phản hồi, coaching nhân viên và giúp họ cải thiện. Nó không chỉ là đánh giá hằng năm; đây là quy trình liên tục kết nối công việc của nhân viên với mục tiêu kinh doanh.
Dữ liệu hoạt động máy tính có thể hỗ trợ performance management như thế nào?
Dữ liệu hoạt động máy tính có thể cho thấy sử dụng ứng dụng, hoạt động website, thời gian hoạt động, thời gian không hoạt động, dòng thời gian hoạt động và thao tác tệp trên máy tính thuộc sở hữu công ty. Các báo cáo này giúp người quản lý hiểu mô hình làm việc và hỗ trợ các cuộc trao đổi hiệu suất cụ thể hơn.
Performance management có hợp pháp với doanh nghiệp không?
Có. Performance management là hoạt động quản lý bình thường trong doanh nghiệp. Khi quy trình này bao gồm việc xem xét hoạt động máy tính, doanh nghiệp nên có chính sách rõ ràng bằng văn bản, thông báo cho nhân viên và tuân thủ luật lao động, quyền riêng tư tại địa phương. Yêu cầu pháp lý khác nhau, vì vậy nên tham khảo tư vấn pháp lý đủ chuyên môn.
OsMonitor có cần cài client trên máy tính nhân viên không?
Có. OsMonitor sử dụng mô hình client/server. Một chương trình client nhẹ cần được cài trên từng máy tính Windows của nhân viên mà doanh nghiệp muốn quản lý. Bảng điều khiển quản lý sẽ thu thập bản ghi hoạt động để người được ủy quyền xem xét.
Dữ liệu giám sát của OsMonitor được lưu ở đâu?
OsMonitor lưu dữ liệu được thu thập trên máy tính quản lý hoặc server tự quản lý của khách hàng. Đây không phải là sản phẩm SaaS cloud, và bản ghi hoạt động thông thường không được lưu trên cloud của nhà cung cấp OsMonitor.
OsMonitor có thể hoạt động trong mạng LAN không có internet không?
Có. OsMonitor có thể hoạt động trong mạng nội bộ LAN mà không cần truy cập internet cho các chức năng cốt lõi như giám sát, báo cáo và quản lý.
OsMonitor hỗ trợ những phiên bản Windows nào?
OsMonitor hỗ trợ Windows 7 và các phiên bản mới hơn, bao gồm Windows 10, Windows 11 và các phiên bản Windows Server. Phần mềm hỗ trợ cả hệ thống Windows 32-bit và 64-bit.
Performance management hiệu quả nhất khi kỳ vọng rõ ràng, phản hồi diễn ra thường xuyên và đánh giá không chỉ dựa vào trí nhớ hoặc cảm giác. Với các đội nhóm làm việc trên máy tính, dữ liệu sử dụng ứng dụng, hoạt động website và dòng thời gian hoạt động có thể cung cấp ngữ cảnh hữu ích.
Khi được sử dụng minh bạch và có trách nhiệm, OsMonitor có thể hỗ trợ performance management bằng báo cáo hoạt động máy tính thực tế, kiểm soát chính sách và lưu trữ dữ liệu triển khai nội bộ. Để xem dữ liệu hoạt động có thể cải thiện quy trình đánh giá hiệu suất của bạn như thế nào, bạn có thể tải bản dùng thử miễn phí OsMonitor và khám phá các tính năng báo cáo.