Hoạch định năng lực nhân sự dựa trên dữ liệu hoạt động

Hoạch định năng lực: Cách dữ liệu hoạt động giúp lập kế hoạch đội ngũ

Việc hoạch định năng lực trở nên khó khăn khi các nhà quản lý chỉ lập kế hoạch dựa trên số giờ làm việc theo lịch trình mà không nắm rõ thời gian đó thực sự được sử dụng như thế nào. Trên giấy tờ, một nhóm có thể trông như đã kín lịch, nhưng các dự án vẫn liên tục bị chậm tiến độ. Một nhóm khác có vẻ bận rộn, nhưng các báo cáo hoạt động máy tính nhân viên lại cho thấy thời gian bị lãng phí vào game, xem video, các trang web giải trí hoặc những việc lướt web cá nhân khác trong giờ hành chính.

Khoảng trống thông tin này gây ra vấn đề lớn. Nếu bạn mặc định mỗi nhân viên đều có 8 giờ làm việc hoàn toàn hiệu quả mỗi ngày, thì các mốc thời gian dự án, kế hoạch nhân sự và ước tính khối lượng công việc của bạn sẽ thường xuyên bị sai lệch.

Một quy trình hoạch định năng lực thực tế cần nhiều hơn là một cuốn lịch. Nó cần dữ liệu hoạt động thực tế, các chính sách rõ ràng và một phương thức công bằng để hiểu rõ cách các máy tính do công ty cấp phát được tận dụng trong ngày làm việc.

Tổng quan thực tế về hoạch định năng lực trong công tác quản lý máy tính tại nơi làm việc.

Hoạch định năng lực nhân sự là gì và tại sao nó lại quan trọng?

Hoạch định năng lực nhân sự (Workforce capacity planning) là quá trình đối chiếu giữa thời gian, kỹ năng và nguồn lực sẵn có của nhân viên với khối lượng công việc mà doanh nghiệp cần hoàn thành. Nói một cách đơn giản, nó giúp trả lời câu hỏi: chúng ta có đủ năng lực thực tế để hoàn thành công việc đúng hạn hay không?

Lập kế hoạch nguồn lực không chỉ là đếm số lượng nhân sự (headcount). Nó còn bao gồm việc xem xét khối lượng công việc, sự phù hợp về chuyên môn, mức độ sử dụng phần mềm, các yếu tố gây gián đoạn, điểm nghẽn trong quy trình làm việc và sự chênh lệch giữa thời gian trên lịch trình so với thời gian làm việc mang lại giá trị thực tế.

Những lợi ích của việc hoạch định năng lực bao gồm:

• Lịch trình dự báo dự án thực tế hơn.
• Phân bổ khối lượng công việc công bằng và hợp lý hơn.
• Giảm thiểu các tình huống khủng hoảng thiếu hụt nhân sự vào phút chót.
• Giảm rủi ro quá tải dẫn đến kiệt sức cho nhân viên.
• Lập kế hoạch sử dụng phần mềm và tài nguyên thiết bị tối ưu hơn.
• Có cơ sở rõ ràng, khách quan hơn để biện luận cho việc tuyển dụng hoặc thay đổi quy trình.
• Dự báo năng lực nhân sự chính xác hơn.

Một trong những thách thức lớn nhất của hoạch định năng lực là việc quá phụ thuộc vào các con số trên lý thuyết. Ví dụ, năm nhân viên làm việc 8 giờ mỗi ngày có vẻ như mang lại 40 giờ công suất. Nhưng các cuộc họp, giờ nghỉ, các yêu cầu hỗ trợ phát sinh, thời gian thiếu tập trung, việc lướt web cá nhân và các công cụ kém hiệu quả có thể làm giảm mạnh công suất sẵn có thực tế.

Đó là lý do tại sao dữ liệu hoạt động lại quan trọng. Hồ sơ ghi nhận sử dụng máy tính có thể giúp các nhà quản lý hiểu được thời gian làm việc thực sự đang được phân bổ ra sao, thay vì chỉ dựa vào những phỏng đoán.

Ảnh chụp màn hình thực tế nhấn mạnh tính năng giám sát hoạt động trang web trên OsMonitor giúp theo dõi mức độ tập trung.

Sử dụng dữ liệu hoạt động để tinh chỉnh công thức hoạch định năng lực

Một công thức hoạch định năng lực cơ bản thường có dạng như sau:

Tổng Năng Lực = Số lượng nhân viên × Số giờ làm việc mỗi nhân viên × Tỷ lệ hiệu suất

Phần khó nhất chính là xác định chuẩn xác tỷ lệ hiệu suất.

Một đội ngũ có thể được xếp lịch 40 giờ, nhưng điều đó không có nghĩa là cả 40 giờ đó đều có thể dành hoàn toàn cho việc làm dự án. Sẽ có thời gian dành cho các cuộc họp. Một phần thời gian bị trừ đi do các sự cố IT. Một phần có thể bị lãng phí vào các trang web hoặc phần mềm không liên quan. Một số vai trò đòi hỏi phải có thời gian nghiên cứu, trao đổi hoặc chờ đợi phản hồi từ khách hàng.

Đây là lúc phép tính hoạch định năng lực trở nên hữu ích và sát thực tế hơn khi nó được tích hợp với dữ liệu làm việc thực tế tại văn phòng.

Ví dụ:

• Một nhân viên đăng nhập làm việc trong 8 giờ.
• Báo cáo cho thấy có 5,8 giờ hoạt động thao tác trên các phần mềm kinh doanh cốt lõi.
• 0,7 giờ dành cho các công cụ giao tiếp/chat nội bộ.
• 0,5 giờ treo máy (idle).
• 1 giờ lướt các trang web cá nhân không liên quan.

Dữ liệu này không mặc nhiên đồng nghĩa với việc nhân viên đó đang làm việc kém hiệu quả. Bối cảnh công việc thực tế rất quan trọng. Nhưng nó cung cấp cho các nhà quản lý một điểm xuất phát thực tế hơn nhiều so với việc chỉ giả định mù quáng về một ngày làm việc 8 tiếng hoàn hảo.

Một công thức hoạch định năng lực thực tiễn hơn có thể là:

Năng Lực Làm Việc Thực Tế = Số giờ làm việc theo lịch − Các cuộc họp − Giờ nghỉ − Thời gian treo máy − Hoạt động phi công việc − Thời gian hỗ trợ hoặc quản trị đã biết

Đối với các nhóm làm việc chủ yếu trên máy tính, các báo cáo từ Phần mềm quản lý hoạt động nhân viên có thể giúp ước tính các biến số này một cách chính xác hơn. Điều này đặc biệt giá trị cho việc hoạch định năng lực khối lượng công việc, bởi vì các nhà quản lý có thể so sánh trực tiếp giữa năng lực dự kiến ban đầu với các khuôn mẫu làm việc trên thực tế.

OsMonitor dưới góc độ công cụ lập kế hoạch nguồn lực

OsMonitor là giải pháp quản lý năng suất làm việc và hoạt động máy tính nhân viên dành cho các hệ thống Windows do công ty cấp phát. Nó không phải là một bộ phần mềm quản lý dự án toàn diện, hệ thống quản trị nhân sự (HR) hay một nền tảng hoạch định năng lực chuyên biệt. Thay vào đó, nó cung cấp các dữ liệu hoạt động thực tế để hỗ trợ đắc lực cho quy trình lập kế hoạch hiện tại của bạn.

Hãy xem OsMonitor như một phần trong hệ sinh thái công cụ hỗ trợ kế hoạch phân bổ nguồn lực giúp bạn hiểu rõ khía cạnh hoạt động máy tính trong công việc của nhân viên.

Nó có thể giúp ban quản lý trả lời các câu hỏi như:

• Nhân viên đang sử dụng phần mềm nào nhiều nhất?
• Những trang web nào đang tiêu tốn thời gian làm việc nhất?
• Nhân viên có dành đủ thời gian cho các công cụ kinh doanh bắt buộc không?
• Có phải một số phòng ban đang liên tục bị quá tải công việc?
• Có nhân viên nào đang rảnh rỗi hoặc công việc bị ách tắc không?
• Các hoạt động lướt web cá nhân có đang làm xói mòn công suất làm việc sẵn có không?
• Các chính sách sử dụng máy tính của công ty có được tuân thủ nghiêm ngặt không?
• Có đủ dữ liệu thực tế để chứng minh cho yêu cầu bổ sung định biên nhân sự không?

OsMonitor sử dụng mô hình client/server. Một bảng điều khiển quản trị trung tâm (console) được cài đặt trên máy tính của người quản lý, PC của quản trị viên IT hoặc máy chủ tự quản của công ty. Một bản client gọn nhẹ được cài đặt trên mỗi máy tính Windows của nhân viên mà doanh nghiệp muốn đưa vào diện quản lý. Các bản ghi hoạt động được thu thập tập trung để cấp thẩm quyền đánh giá hợp lệ.

Cấu trúc này cung cấp cho các nhà quản lý nguồn dữ liệu rõ ràng, minh bạch phục vụ nhu cầu hoạch định năng lực nhân sự mà không cần phải gửi các nhật ký hoạt động nội bộ lên các hệ thống đám mây do bên thứ ba (vendor) kiểm soát.

OsMonitor đảm bảo toàn bộ dữ liệu quản lý được lưu trữ dưới quyền kiểm soát của khách hàng trên máy tính quản lý hoặc máy chủ nội bộ.

Các tính năng cốt lõi hỗ trợ hoạch định năng lực nhân sự

Các công cụ hoạch định năng lực chỉ phát huy tối đa tác dụng khi chúng cung cấp được cả thông số thời gian lẫn bối cảnh công việc. Chỉ một con số tổng giờ thô là không bao giờ đủ. Các nhà quản lý cần hiểu rõ những giờ đó đã được sử dụng vào việc gì.

OsMonitor hỗ trợ việc lập kế hoạch nguồn lực thông qua các bản ghi hoạt động máy tính thực tế. Nó cũng có thể hỗ trợ các chiến lược hoạch định quản trị nhân sự quy mô lớn hơn khi các nhà quản lý cần tìm ra sợi dây liên kết giữa khối lượng công việc, năng suất thực tế và mức độ sử dụng thiết bị.

Dưới đây là cách các tính năng của nó chuyển hóa thành quy trình lập kế hoạch tốt hơn:

Tính năng	Mô tả	Lợi ích cho hoạch định năng lực
Báo cáo sử dụng Website & Phần mềm	Ghi nhận thời gian hoạt động thực tế trên các trang web và ứng dụng theo từng cá nhân, nhóm hoặc phòng ban.	Giúp ước tính tỷ lệ hiệu suất thực và nhận diện các khuôn mẫu tập trung cho công việc so với các hoạt động lãng phí thời gian.
Biểu đồ thời gian hoạt động	Hiển thị dòng chảy hoạt động trên máy tính xuyên suốt ngày làm việc.	Giúp quản lý nắm bắt nhịp độ quy trình làm việc, phát hiện các khoảng thời gian hoạt động thấp và những điểm nghẽn tiềm ẩn.
Chặn Website & Ứng dụng	Hạn chế tự động quyền truy cập các trang web hoặc ứng dụng không liên quan theo đúng nội quy công ty.	Giúp giảm thiểu các xao nhãng có thể phòng tránh được và bảo vệ tối đa công suất làm việc sẵn có.
Nhật ký thao tác tài liệu	Ghi lại lịch sử truy cập, chỉnh sửa, sao chép, xóa và in ấn tệp tin trên các máy tính được quản lý.	Cung cấp bối cảnh rõ ràng cho các vị trí có cường độ xử lý tài liệu lớn và hỗ trợ đánh giá khối lượng công việc.

Việc tích hợp loại dữ liệu này là một mảnh ghép thực tiễn trong bài toán Phần mềm quản lý nhân sự: Vai trò của việc quản lý máy tính. Một công cụ quản lý dự án có thể cho bạn thấy tiến độ các nhiệm vụ được giao. Nhưng OsMonitor sẽ cho bạn thấy chính xác các máy tính của công ty thực sự được sử dụng như thế nào trong suốt quá trình những nhiệm vụ đó được thực thi.

Giải quyết các thách thức phổ biến trong hoạch định năng lực

Việc quản trị và hoạch định năng lực thường thất bại vì các dữ liệu đầu vào đưa vào tính toán quá lạc quan. Các nhà quản lý thường mặc định quá nhiều thời gian rảnh rỗi sẵn có, đánh giá thấp các khoảng thời gian bị gián đoạn, hoặc không phát hiện ra các vấn đề trong luồng quy trình cho đến khi thời hạn dự án đã bị đe dọa nghiêm trọng.

Dữ liệu hoạt động thực tiễn có thể giúp giải quyết các thách thức phổ biến này.

• Dự báo thiếu chính xác: Các báo cáo thống kê lịch sử sử dụng phần mềm và trang web có thể giúp các nhà quản lý xây dựng các mốc thời gian (timeline) dự án thực tế và an toàn hơn.

• Những “hố đen” thời gian ẩn: Báo cáo có thể chỉ ra rằng một số trang web, công cụ nội bộ hoặc một số công đoạn nhất định đang ngốn nhiều thời gian hơn dự kiến rất nhiều.

• Phân bổ khối lượng công việc không đồng đều: Nếu một nhân viên liên tục cho thấy tần suất sử dụng phần mềm lõi rất cao trong khi một người khác lại thường xuyên có thời gian treo máy kéo dài hoặc lướt web cá nhân, đây là tín hiệu cho thấy khối lượng công việc của nhóm cần được cân đối lại.

• Thiếu cơ sở để tuyển dụng: Việc lập kế hoạch bổ sung định biên nhân sự sẽ dễ dàng và thuyết phục hơn khi các nhà quản lý có thể đưa ra các khuôn mẫu khối lượng công việc hiện tại, xu hướng vắt kiệt hiệu suất và dữ liệu hoạt động thực tế làm bằng chứng.

• Lỗ hổng đào tạo: Nếu nhân viên liên tục né tránh các công cụ chuyên dụng quan trọng hoặc dành quá nhiều thời gian cho các thao tác thủ công vòng vo, nguyên nhân có thể nằm ở khâu đào tạo hoặc giao diện phần mềm đó quá khó sử dụng.

• Vấn đề về quy định văn phòng: Nếu các hoạt động lướt web giải trí đang làm giảm đáng kể công suất làm việc, nhà quản lý có thể cập nhật nội quy nội bộ và sử dụng các báo cáo để áp dụng quy tắc chặn một cách nhất quán.

Hoạch định năng lực cũng thay đổi tùy theo đặc thù môi trường làm việc. Việc lập kế hoạch trong các trung tâm chăm sóc khách hàng (contact center) có thể tập trung vào tần suất sử dụng CRM, hệ thống tạo ticket, phần mềm tổng đài và các tác vụ cập nhật sau cuộc gọi. Tại các phòng lab nghiên cứu, trọng tâm có thể là lịch sử phân bổ truy cập máy tính, các phần mềm được cấp phép, hoạt động của học viên hoặc tài nguyên dùng chung. Các bộ phận hỗ trợ (back-office) thường tập trung theo dõi hệ thống kế toán, công cụ ERP, bảng tính Excel, thao tác tài liệu và các ứng dụng nội bộ.

Nhiều đội ngũ bắt đầu với các công cụ hoạch định miễn phí, chẳng hạn như bảng tính hoặc các nền tảng phân bổ mã nguồn mở. Điều đó có thể phát huy tác dụng đối với các ước tính nhân sự hoặc dự án đơn giản. Nhưng bảng tính luôn bị phụ thuộc vào việc nhập liệu thủ công của con người. Khi các nhà quản lý cần dữ liệu hoạt động máy tính khách quan thực sự, họ cần một giải pháp có khả năng tự động thu thập nhật ký từ các máy tính nội bộ.

Bảo mật và kiểm soát dữ liệu mạng nội bộ (On-Premise)

Dữ liệu dùng để hoạch định năng lực có thể rất nhạy cảm vì nó bao gồm nhật ký sử dụng ứng dụng, lịch sử truy cập trang web, biểu đồ phân bổ thời gian, lịch sử thao tác tài liệu và các báo cáo năng suất cá nhân. Doanh nghiệp cần phải xử lý khối thông tin này một cách cực kỳ cẩn trọng.

OsMonitor sử dụng mô hình client/server theo chuẩn On-Premise (cài đặt máy chủ cục bộ). Dữ liệu quản lý được lưu trữ ngay trên máy tính của người quản lý hoặc máy chủ tự quản của khách hàng. Các bản ghi hoạt động công việc thông thường tuyệt đối không bị gửi lên hay lưu trữ trên đám mây của nhà cung cấp OsMonitor.

Điều này mang lại cho doanh nghiệp một số lợi thế thiết thực về an ninh:

• Khách hàng tự chủ lưu trữ: Các nhật ký hoạt động nằm trọn vẹn trên phần cứng của riêng bạn hoặc trong môi trường do doanh nghiệp tự quản lý.
• Hoạt động hoàn toàn khép kín trong mạng LAN: OsMonitor có thể hoạt động xuất sắc bên trong một mạng nội bộ (LAN) mà không yêu cầu bất kỳ quyền truy cập internet nào cho các chức năng quản lý, báo cáo cốt lõi.
• Kiểm soát quyền truy cập: Tổ chức của bạn là người duy nhất nắm quyền quyết định ai có thể xem báo cáo và cách thức, thời gian lưu giữ dữ liệu.
• Triển khai dễ dàng, dễ dự đoán: Các doanh nghiệp có thể tận dụng ngay các máy tính văn phòng Windows hiện có hoặc một máy chủ nội bộ mà không cần phải đầu tư thêm các thiết bị phần cứng đắt đỏ chuyên dụng.

Mô hình này là sự lựa chọn số một cho các tổ chức muốn được tối ưu hóa quá trình hoạch định năng lực dựa trên dữ liệu hoạt động máy tính, đồng thời vẫn phải giữ các thông tin vận hành nhạy cảm dưới sự kiểm soát bảo mật tuyệt đối của mình.

Tuy nhiên, việc sử dụng có trách nhiệm vẫn là nền tảng. Doanh nghiệp nên ban hành văn bản quy định rõ ràng về việc sử dụng internet và máy tính công ty, thông báo minh bạch cho toàn bộ nhân viên, giới hạn nghiêm ngặt quyền truy cập vào các báo cáo, xem xét đánh giá dữ liệu dựa trên bối cảnh công việc thực tế và tham vấn với chuyên gia pháp lý để đảm bảo tuân thủ trọn vẹn các luật lao động và quyền riêng tư hiện hành tại địa phương.

Câu hỏi thường gặp: Công cụ hoạch định năng lực và quản lý máy tính

Hoạch định năng lực là gì?

Hoạch định năng lực là quá trình phân tích và ước tính xem liệu doanh nghiệp có đủ nhân sự, quỹ thời gian, kỹ năng chuyên môn, công cụ và tài nguyên để đáp ứng nhu cầu khối lượng công việc trong tương lai hay không. Riêng trong khái niệm hoạch định năng lực nhân sự, nó có nghĩa là hiểu rõ liệu nhân viên có đủ công suất làm việc thực tế, sẵn có để hoàn thành dự án, phục vụ nhu cầu khách hàng và đáp ứng thời hạn cam kết hay không.

Sự khác biệt giữa hoạch định năng lực và hoạch định nhân sự là gì?

Hoạch định nhân sự mang ý nghĩa bao quát hơn. Nó xem xét đến chiến lược nhân sự tổng thể: tổng số lượng định biên, bộ kỹ năng, vai trò, kế hoạch tuyển dụng, quy trình đào tạo và nhu cầu nhân sự trong dài hạn. Trong khi đó, hoạch định năng lực tập trung cụ thể hơn vào việc giải quyết bài toán: liệu các nguồn lực hiện tại hoặc tương lai có khả năng xử lý được khối lượng công việc dự kiến hay không. Hoạch định năng lực nhân viên chỉ là một khía cạnh mang tính vận hành của bức tranh hoạch định nhân sự tổng thể.

Công thức hoạch định năng lực cơ bản là gì?

Một công thức hoạch định năng lực đơn giản thường được sử dụng là: Tổng năng lực = Số lượng nhân viên × Số giờ làm việc × Tỷ lệ hiệu suất. Tuy nhiên, để đạt độ chính xác cao hơn, các nhà quản lý nên điều chỉnh bằng cách trừ đi các biến số hao hụt như thời gian họp hành, giờ nghỉ giải lao, thời gian treo máy, công tác hỗ trợ nội bộ, các hoạt động phi công việc và các yếu tố phát sinh thực tế khác.

Dữ liệu hoạt động cải thiện việc lập kế hoạch như thế nào?

Dữ liệu này phản ánh bức tranh thực tế về việc thời gian làm việc đang được sử dụng ra sao trên các thiết bị máy tính của công ty. Mức độ sử dụng ứng dụng chuyên môn, lịch sử truy cập trang web, thời gian treo máy, thời gian thao tác màn hình trực tiếp và các hoạt động xử lý tài liệu có thể giúp ban quản lý ước tính được hiệu suất thực, phát hiện sớm các tác nhân gây xao nhãng, tìm ra lỗi trong quy trình và từ đó đưa ra các quyết định phân bổ nhân sự sáng suốt hơn.

Việc sử dụng dữ liệu máy tính để hoạch định năng lực có hợp pháp không?

Tại hầu hết các khu vực, doanh nghiệp hoàn toàn có quyền quản lý và xem xét các hoạt động diễn ra trên các máy tính thuộc sở hữu của công ty vì các mục đích kinh doanh chính đáng, với điều kiện công ty có các quy định rõ ràng bằng văn bản và nhân viên đã được thông báo trước một cách minh bạch. Tuy nhiên, luật pháp sẽ có sự thay đổi tùy theo quy định của từng quốc gia, tỉnh thành và đặc thù ngành nghề. Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến luật sư trước khi thực thi các biện pháp quản lý hoặc ứng dụng dữ liệu máy tính vào các quy trình nhân sự.

OsMonitor có yêu cầu cài đặt phần mềm ứng dụng (client) trên máy tính nhân viên không?

Có. OsMonitor ứng dụng cấu trúc client/server (máy khách/máy chủ) truyền thống và ổn định. Một bản client siêu nhẹ bắt buộc phải được cài đặt trên từng máy tính Windows của nhân viên mà công ty muốn đưa vào diện quản lý. Bảng điều khiển (console) của người quản lý sẽ nhận nhiệm vụ thu thập lịch sử hoạt động và tự động lập các báo cáo để bộ phận quản trị xem xét.

Dữ liệu quản lý của OsMonitor được lưu trữ ở đâu?

OsMonitor lưu trữ mọi dữ liệu thu thập được ngay trên ổ cứng máy tính quản lý của khách hàng hoặc trên máy chủ nội bộ tự quản. Các dữ liệu nhật ký công việc thông thường hoàn toàn không bị đẩy lên hay lưu trữ tại hệ thống máy chủ đám mây của OsMonitor, qua đó trao cho doanh nghiệp quyền tự chủ và bảo mật tuyệt đối đối với các báo cáo nội bộ của mình.

OsMonitor có thể hoạt động mà không cần kết nối internet không?

Hoàn toàn có thể. OsMonitor có khả năng hoạt động trơn tru bên trong một mạng khu vực nội bộ (LAN) khép kín mà không cần bất kỳ kết nối internet nào cho các chức năng theo dõi, báo cáo và quản trị hệ thống cốt lõi.

OsMonitor hỗ trợ những phiên bản Windows nào?

OsMonitor tương thích sâu với các hệ điều hành Windows 7, Windows 8, Windows 10, Windows 11 và các dòng nền tảng Windows Server. Nó hỗ trợ hoàn hảo cho cả hai nền tảng kiến trúc hệ thống 32-bit và 64-bit.

Quá trình hoạch định năng lực sẽ chính xác hơn rất nhiều khi nó được xây dựng dựa trên các khuôn mẫu làm việc thực tế thay vì những giả định lạc quan trên giấy. Đối với các đội ngũ làm việc trên máy tính, việc phân tích lịch sử sử dụng phần mềm, truy cập web, thời gian thao tác, thời gian treo máy và xử lý tài liệu có thể giúp các nhà quản lý nắm bắt được chính xác công suất làm việc thực sự hiện có.

Nếu được áp dụng một cách minh bạch và có trách nhiệm, OsMonitor có thể là một trợ thủ đắc lực cho hoạt động hoạch định năng lực nhân sự nhờ vào hệ thống báo cáo thực tiễn, khả năng kiểm soát chính sách và ưu thế lưu trữ dữ liệu On-premise an toàn. Để trực tiếp trải nghiệm cách dữ liệu hoạt động có thể cải thiện khâu lập kế hoạch của đội ngũ, bạn có thể Tải xuống bản dùng thử miễn phí OsMonitor và khám phá ngay các tính năng mạnh mẽ của hệ thống.