Workforce analytics là gì? Hướng dẫn thực tế cho doanh nghiệp
Nếu bạn đang tìm kiếm “workforce analytics là gì”, có lẽ bạn muốn một câu trả lời dễ hiểu, không phải một định nghĩa học thuật khô khan. Trong môi trường doanh nghiệp thực tế, workforce analytics nghĩa là dùng dữ liệu liên quan đến công việc để hiểu nhân viên, công cụ, thời gian và tài nguyên công ty đang được sử dụng như thế nào.
Với một doanh nghiệp nhỏ, câu hỏi thường rất cụ thể: đội nhóm trông có vẻ bận, nhưng dự án vẫn bị trễ. Có thể quá nhiều thời gian đang bị dành cho trò chơi, website video, trang giải trí hoặc các hoạt động duyệt web không phục vụ công việc trong giờ làm. Nếu không có bản ghi rõ ràng, người quản lý chỉ còn lại cảm giác chủ quan và những cuộc trao đổi khó xử.
Workforce analytics giúp thay thế phỏng đoán bằng dữ kiện. Trong môi trường làm việc dựa trên máy tính, điều đó thường có nghĩa là xem xét việc sử dụng ứng dụng, hoạt động website, thời gian hoạt động, mức sử dụng băng thông, hoạt động tài liệu và các sự kiện liên quan đến chính sách trên máy tính thuộc sở hữu công ty.
Tổng quan thực tế về workforce analytics trong quản lý máy tính nơi làm việc.
Hiểu workforce analytics trong thực tế
Vậy workforce analytics trong thực tế là gì?
Workforce analytics là quá trình thu thập và phân tích dữ liệu nơi làm việc để cải thiện quyết định kinh doanh. Nó có thể bao gồm dữ liệu HR như tuyển dụng, nghỉ việc, chấm công, mức độ gắn kết và tỷ lệ giữ chân nhân viên. Nhưng với nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa, điểm khởi đầu hữu ích nhất thường đơn giản hơn: máy tính công ty thực sự đang được sử dụng như thế nào trong ngày làm việc?
Dữ liệu hoạt động máy tính có thể giúp người quản lý trả lời các câu hỏi như:
- Nhân viên đang dùng phần mềm nào để hoàn thành công việc?
- Bao nhiêu thời gian được dành cho các ứng dụng kinh doanh cốt lõi?
- Website nào được truy cập trong giờ làm?
- Có nguồn xao nhãng lặp lại nào đang ảnh hưởng đến năng suất không?
- Các giấy phép phần mềm đắt tiền có được sử dụng đủ thường xuyên không?
- Nhân viên có tuân thủ chính sách sử dụng máy tính và internet của công ty không?
- Có vấn đề trong quy trình cần công cụ, đào tạo hoặc hỗ trợ tốt hơn không?
Điều này khiến workforce analytics trở nên hữu ích vì nó kết nối hành vi làm việc hằng ngày với quyết định quản lý. Thay vì nói “tôi nghĩ năng suất đang thấp”, người quản lý có thể xem lại báo cáo sử dụng máy tính và nói “đây là những mô hình chúng ta cần hiểu rõ hơn”.
Ảnh chụp kiểu sản phẩm thực tế, làm nổi bật tính năng giám sát hoạt động website trong OsMonitor.
Workforce analytics giải quyết những vấn đề gì?
Doanh nghiệp không cần workforce analytics chỉ để thu thập thêm dữ liệu. Họ cần nó vì có những vấn đề rất khó xử lý nếu thiếu bản ghi hoạt động rõ ràng.
1. Mô hình năng suất chưa rõ ràng
Người quản lý có thể cảm thấy đội nhóm đang làm việc kém hiệu quả, nhưng cảm giác là chưa đủ. Workforce analytics cung cấp các báo cáo khách quan cho thấy máy tính làm việc được sử dụng như thế nào trong ngày.
Ví dụ, báo cáo có thể cho thấy nhân viên dành phần lớn thời gian trong CRM, phần mềm kế toán, công cụ thiết kế, hệ thống ticket, tài liệu hoặc nền tảng giao tiếp. Báo cáo cũng có thể cho thấy các khoảng thời gian dài trên website hoặc ứng dụng không liên quan trong giờ làm chính.
Điều này không có nghĩa là mọi bản ghi hoạt động đều nên bị đánh giá riêng lẻ. Vai trò công việc và ngữ cảnh rất quan trọng. Nhưng các báo cáo này cho người quản lý một điểm bắt đầu tốt hơn khi xem xét năng suất.
2. Quy trình và công cụ làm việc kém hiệu quả
Đôi khi kết quả thấp không phải do nhân viên thiếu nỗ lực. Nguyên nhân có thể là công cụ chưa tốt, quy trình khó hiểu hoặc thiếu đào tạo.
Báo cáo sử dụng ứng dụng có thể cho thấy nhân viên có đang dùng phần mềm mà công ty kỳ vọng hay không. Nếu một công cụ đắt tiền hiếm khi được mở, doanh nghiệp có thể cần đào tạo, điều chỉnh cấu hình hoặc chọn giải pháp khác. Nếu nhân viên mất quá nhiều thời gian chuyển qua lại giữa nhiều công cụ nhỏ, bản thân quy trình làm việc có thể cần được cải thiện.
Workforce analytics giúp người quản lý nhìn thấy các mô hình này trước khi chúng trở thành vấn đề hiệu suất kéo dài.
3. Tuân thủ chính sách và bảo mật
Hầu hết doanh nghiệp đều có quy định về cách sử dụng máy tính công ty và truy cập internet. Nhưng một chính sách bằng văn bản rất khó được thực thi công bằng nếu không có bản ghi.
Workforce analytics có thể giúp cho thấy nhân viên có truy cập website bị hạn chế, dùng ứng dụng không được phép, truyền tệp dung lượng lớn hoặc tiêu thụ quá nhiều băng thông mạng hay không. Các bản ghi này hỗ trợ quản lý máy tính theo chính sách và giúp đội IT bảo vệ tài nguyên công ty.
Mục tiêu không phải là tạo môi trường làm việc căng thẳng. Mục tiêu là làm rõ kỳ vọng và áp dụng quy tắc nhất quán.
4. Đánh giá hiệu suất công bằng và khách quan hơn
Các cuộc trao đổi về hiệu suất sẽ dễ hơn khi người quản lý có dữ kiện. Thay vì chỉ dựa vào ấn tượng, người quản lý có thể xem lại việc sử dụng ứng dụng, hoạt động website, thời gian hoạt động và báo cáo theo phòng ban.
Ví dụ, một nhân viên có thể khá im lặng nhưng dành phần lớn ngày làm việc trong phần mềm kinh doanh cần thiết. Một người khác có thể trông có vẻ rất bận nhưng lại dành nhiều khoảng thời gian dài cho việc duyệt web không liên quan. Workforce analytics giúp làm rõ sự khác biệt này.
Khi được sử dụng có trách nhiệm, dữ liệu này có thể giúp đánh giá năng suất công bằng, thực tế và cụ thể hơn.
Các chỉ số có thể thu thập từ hoạt động máy tính
Workforce analytics hiệu quả phụ thuộc vào việc thu thập dữ liệu hữu ích, không phải chỉ thu thập thật nhiều dữ liệu. Với các đội nhóm làm việc trên máy tính, phần mềm quản lý năng suất nơi làm việc và hoạt động máy tính nhân viên có thể cung cấp các bản ghi thô cần thiết để tạo báo cáo có ý nghĩa.
Các công cụ như phần mềm giám sát hoạt động nhân viên có thể giúp thu thập dữ liệu sử dụng ứng dụng, hoạt động website, mức sử dụng băng thông, thời gian hoạt động và các bản ghi hoạt động máy tính liên quan để xem xét sau này.
Dưới đây là một số chỉ số hữu ích:
| Nhóm chỉ số | Ví dụ dữ liệu | Gợi ý kinh doanh |
|---|---|---|
| Sử dụng ứng dụng | Thời gian dùng excel.exe so với chrome.exe |
Cho thấy nhân viên có đang dùng đúng công cụ cho vai trò của mình hay không. |
| Hoạt động website | Truy cập youtube.com trong giờ làm |
Hỗ trợ xem xét mô hình sử dụng internet và tuân thủ chính sách. |
| Băng thông mạng | Top 10 PC theo lưu lượng truyền dữ liệu | Xác định máy tính gây chậm mạng hoặc có mức sử dụng dữ liệu bất thường. |
| Thời gian hoạt động / không hoạt động | Tỷ lệ thời gian bàn phím / chuột hoạt động so với tổng thời gian đăng nhập | Giúp hiểu mô hình làm việc tổng quát và mức độ hoạt động. |
| Hoạt động tài liệu | Nhật ký truy cập tệp trên ổ mạng dùng chung | Cho thấy việc truy cập hoặc thay đổi các tài liệu quan trọng của công ty. |
Các chỉ số này cần được xem xét bằng sự hợp lý. Ví dụ, thời gian dùng trình duyệt có thể hoàn toàn phục vụ công việc với vai trò bán hàng, marketing, hỗ trợ hoặc nghiên cứu. Website video có thể liên quan đến đào tạo hoặc công việc marketing. Giá trị của workforce analytics nằm ở việc kết hợp dữ liệu với ngữ cảnh vai trò và chính sách rõ ràng.
OsMonitor giúp dữ liệu giám sát nằm dưới quyền kiểm soát của khách hàng trên máy quản lý hoặc máy chủ tự quản lý.
Khi nào nên dùng phần mềm và khi nào nên điều chỉnh chính sách
Phần mềm workforce analytics có thể cho thấy điều gì đang xảy ra, nhưng không nên được xem là toàn bộ giải pháp quản lý. Kết quả tốt nhất đến khi dữ liệu, chính sách và quy trình cùng hoạt động với nhau.
Phần mềm cung cấp “điều gì đang xảy ra”: Một công cụ như OsMonitor có thể cho thấy một phòng ban dành nhiều thời gian trình duyệt cho mạng xã hội, website video hoặc các trang không phục vụ công việc. Nó cũng có thể cho thấy ứng dụng kinh doanh nào được dùng nhiều hoặc bị bỏ qua.
Chính sách cung cấp “vì sao” và “nên như thế nào”: Chính sách công ty giải thích điều gì được chấp nhận. Mạng xã hội có thể bình thường với vai trò marketing nhưng không cần thiết với vai trò kế toán. Chính sách bằng văn bản giúp người quản lý có tiêu chuẩn công bằng.
Quy trình cung cấp “làm thế nào”: Nếu báo cáo cho thấy nhân viên tránh dùng hệ thống CRM mới, câu trả lời không nhất thiết là chặn các công cụ khác. Có thể cần đào tạo tốt hơn, quy trình gọn hơn hoặc hỏi nhân viên vì sao hệ thống mới khó sử dụng.
Điều này đặc biệt quan trọng với phần mềm giám sát nhân viên triển khai nội bộ, nơi doanh nghiệp giữ bản ghi hoạt động trên máy tính quản lý hoặc server tự quản lý của mình. Kiểm soát dữ liệu là lợi thế lớn, nhưng công ty vẫn cần quy tắc rõ ràng về quyền truy cập, thời gian lưu trữ, cách xem xét và thông báo cho nhân viên.
Workforce analytics nên giúp người quản lý đặt câu hỏi tốt hơn. Nó không nên thay thế phán đoán, giao tiếp hoặc năng lực lãnh đạo tốt.
Lưu ý về minh bạch và sử dụng hợp pháp
Workforce analytics cần được triển khai minh bạch và có trách nhiệm. Nhân viên nên hiểu rằng máy tính thuộc sở hữu công ty có thể được quản lý và xem xét vì các mục đích kinh doanh hợp pháp như năng suất, hỗ trợ IT, tuân thủ chính sách và bảo vệ tài nguyên công ty.
Các thực hành tốt gồm:
Tạo chính sách rõ ràng: Viết chính sách sử dụng máy tính và internet chính thức, giải thích nội dung nào có thể được xem xét và vì sao.
Thông báo cho nhân viên: Cho nhân viên biết máy tính thuộc sở hữu công ty có thể được quản lý theo chính sách công ty.
Tập trung vào kết quả kinh doanh: Dùng báo cáo để cải thiện năng suất, hỗ trợ nhân viên, thực thi chính sách công bằng và nhận diện vấn đề trong quy trình.
Giới hạn quyền truy cập báo cáo: Chỉ người quản lý hoặc nhân sự IT được ủy quyền mới nên được xem bản ghi hoạt động.
Xem dữ liệu trong ngữ cảnh: Tránh ra quyết định dựa trên một sự kiện riêng lẻ mà chưa hiểu vai trò, nhiệm vụ và khối lượng công việc của nhân viên.
Tham khảo tư vấn pháp lý: Luật lao động và quyền riêng tư khác nhau theo quốc gia, tiểu bang, tỉnh bang và ngành nghề. Doanh nghiệp nên tham khảo tư vấn pháp lý đủ chuyên môn trước khi triển khai giám sát hoặc workforce analytics.
Cách tiếp cận minh bạch dễ giải thích hơn và cũng dễ quản lý hơn. Nó giúp nhân viên hiểu rằng mục đích là quản lý máy tính nơi làm việc có trách nhiệm, không phải quản lý vi mô thiếu công bằng.
FAQ về workforce analytics
Workforce analytics là gì?
Workforce analytics là việc thu thập và phân tích dữ liệu nơi làm việc để cải thiện quyết định kinh doanh. Trong môi trường làm việc dựa trên máy tính, nó có thể bao gồm việc xem xét sử dụng ứng dụng, hoạt động website, thời gian hoạt động, mức sử dụng băng thông, hoạt động tài liệu và các bản ghi máy tính liên quan đến chính sách.
Workforce analytics khác gì với giám sát nhân viên cơ bản?
Giám sát nhân viên cơ bản tập trung vào việc thu thập bản ghi hoạt động. Workforce analytics sử dụng các bản ghi đó để nhận diện mô hình, cải thiện năng suất, hỗ trợ quyết định chính sách, lập kế hoạch đào tạo và đưa ra quyết định quản lý tốt hơn. Nói đơn giản, giám sát thu thập dữ liệu; phân tích giúp giải thích dữ liệu đó có ý nghĩa gì.
Loại dữ liệu nào hữu ích cho workforce analytics?
Dữ liệu hữu ích có thể gồm sử dụng ứng dụng, truy cập website, thời gian hoạt động và không hoạt động, mức sử dụng băng thông, hoạt động tệp, hoạt động màn hình, sự kiện chính sách và báo cáo theo phòng ban. Chỉ số hữu ích nhất phụ thuộc vào vai trò của nhân viên và mục tiêu của công ty.
Workforce analytics có hợp pháp với doanh nghiệp không?
Ở nhiều khu vực, doanh nghiệp có thể xem xét hoạt động trên máy tính thuộc sở hữu công ty vì mục đích kinh doanh hợp pháp khi có chính sách rõ ràng và nhân viên đã được thông báo phù hợp. Tuy nhiên, luật khác nhau theo khu vực và ngành nghề. Doanh nghiệp nên tham khảo tư vấn pháp lý đủ chuyên môn trước khi triển khai workforce analytics hoặc giám sát hoạt động máy tính.
OsMonitor có cần cài client trên máy tính nhân viên không?
Có. OsMonitor sử dụng mô hình client/server. Bảng điều khiển quản lý được cài trên máy tính của người quản lý, PC của quản trị viên hoặc server tự quản lý. Một client nhẹ cần được cài trên từng máy tính Windows của nhân viên mà doanh nghiệp muốn quản lý.
Dữ liệu giám sát của OsMonitor được lưu ở đâu?
OsMonitor lưu dữ liệu được thu thập trên phần cứng của bạn, chẳng hạn như máy tính quản lý hoặc server tự quản lý. Các chương trình client gửi dữ liệu trực tiếp về server OsMonitor của bạn thông qua mạng nội bộ, VPN hoặc thiết lập mạng được phê duyệt. Dữ liệu giám sát thông thường không được lưu trên cloud do nhà cung cấp kiểm soát.
OsMonitor có thể hoạt động trong mạng LAN không có internet không?
Có. OsMonitor có thể hoạt động trong mạng nội bộ LAN mà không cần truy cập internet cho các chức năng cốt lõi như giám sát, báo cáo và quản lý.
OsMonitor hỗ trợ những phiên bản Windows nào?
OsMonitor hỗ trợ Windows 7 và các phiên bản mới hơn, bao gồm Windows 10, Windows 11 và các phiên bản Windows Server. Phần mềm hỗ trợ cả hệ thống Windows 32-bit và 64-bit.
Workforce analytics hữu ích nhất khi nó giúp người quản lý hiểu mô hình làm việc thực tế và đưa ra quyết định tốt hơn. Với các đội nhóm làm việc trên máy tính, dữ liệu sử dụng ứng dụng, hoạt động website, thời gian hoạt động và bản ghi chính sách có thể cho thấy nơi nào đội nhóm đang tập trung tốt, nơi nào xuất hiện xao nhãng và nơi nào có thể cần công cụ hoặc đào tạo tốt hơn.
Khi được sử dụng minh bạch và có trách nhiệm, OsMonitor có thể giúp doanh nghiệp chuyển hoạt động máy tính nơi làm việc thành workforce analytics thực tế, đồng thời giữ dữ liệu dưới quyền kiểm soát của khách hàng. Để xem cách bắt đầu thu thập các thông tin này trên mạng nội bộ của bạn, hãy xem hướng dẫn bắt đầu nhanh để thiết lập bảng điều khiển quản lý và thử nghiệm client.