İşyeri Web Kullanımı İçin Çalışan İnternet İzleme Yazılımı

Proje teslim tarihleri sarkıyor ancak herkes ekranına bakarak meşgul görünüyorsa, muhtemelen bir web tarayıcısı (gezinme) darboğazı yaşıyorsunuzdur. Takip edilmeyen, işle ilgisi olmayan web sitesi kullanımları her hafta ekibinizden saatlerce üretken zamanı sömürebilir. Küçük veya orta ölçekli bir işletme yönetiyorsanız; mesai saatleri içinde video sitelerine, tarayıcı oyunlarına ve eğlence portallarına erişimi kısıtlayacak ve aynı zamanda yönetim incelemesi için net (şeffaf) kayıtlar tutacak bir yola ihtiyacınız vardır. İşte OsMonitor gibi güvenilir bir araç tam da bu noktada devreye girer. Şirkete ait Windows bilgisayarlarınız için pratik web sitesi etkinliği (website activity) kayıtları, kullanım raporları ve ağ düzeyinde politika kontrolleri (kısıtlamaları) sağlayarak işyerinizin odaklanmış kalmasını sağlar.

İşyeri bilgisayar yönetimi için web sitesi etkinliğine pratik bir bakış.

İşyeri İnternet Yönetimi İçin Web Sitesi Etkinliği Neden Önemlidir?

Ofis ağlarını yönetme konusundaki deneyimlerime göre, web sitesi etkinliği, şirkete ait donanımın 9-5 mesaisi boyunca nasıl kullanıldığını gösteren en net nabız kontrolüdür. İnsan Kaynakları (İK) ve BT ekipleri için internet izleme, sadece dikkat dağıtıcı unsurları engellemekle ilgili değildir; iş akışı kalıplarını anlamak, adil bir internet kullanım politikası (AUP / Aydınlatma Metni) uygulamak ve kullanımla ilgili sorular ortaya çıktığında objektif kayıtlara sahip olmakla ilgilidir.

Bir departman sosyal medyada veya kişisel indirme sayfalarında aşırı zaman harcıyorsa, varsayımlara güvenmek istemezsiniz. Uygun bir çalışan internet izleme yazılımı kullanarak yöneticiler; idari kararlar almadan önce kesin URL ziyaret kayıtlarını, web sitesi kullanım sürelerini, kural (politika) ihlali sayılarını ve departman düzeyindeki eğilimleri inceleyebilirler.

OsMonitor, şeffaf işyeri bilgisayar yönetimi için özel olarak geliştirilmiştir. Şirkete ait bilgisayarlarda yetkili işyeri izlemesi (authorized monitoring) yapmak üzere tasarlanmıştır ve her zaman açık iç politikalar (KVKK standartları) ve uygun çalışan bilgilendirmeleri ile eşleştirilmelidir.

BT departmanlarının işletmeler için internet izleme yazılımı kurmasının yaygın nedenleri şunlardır:

• Eğlence, oyun ve iş dışı video platformlarında harcanan zamanı azaltmak.
• Yönetim denetimleri için doğru (kesin) URL ziyaret kayıtları (logları) tutmak.
• Yazılı bir internet kullanım politikasını desteklemek ve uygulamak.
• Hangi web platformlarının en çok bant genişliği (internet) ve zaman tükettiğini anlamak.
• Departman çapındaki veya bireysel gezinme (tarayıcı) alışkanlıklarını incelemek.
• Web sitesi kara listelerine (blacklist) veya izin verilenler listelerine (whitelist) karşı yapılan ihlalleri takip etmek.
• İndirme istatistiklerine (download) göz kulak olarak ağı güvence altına almak.
• BT’ye ofis bilgisayarlarını verimli bir şekilde yönetmeleri için ihtiyaç duydukları verileri sağlamak.

Ağınızın yalnızca tarayıcıların ötesinde daha geniş bir denetime ihtiyacı varsa, OsMonitor; hem yerel uygulamalarda hem de web araçlarında iş istasyonu alışkanlıklarının tam bir resmini sunmak için Çalışan Etkinlik İzleme Yazılımı modülüyle sorunsuz bir şekilde bütünleşir.

OsMonitor’daki web sitesi etkinlik izlemeyi vurgulayan gerçek ürün tarzı bir ekran görüntüsü.

OsMonitor Çalışan İnternet İzlemesini Nasıl Yönetir?

OsMonitor, klasik ve son derece istikrarlı bir istemci/sunucu (client/server) mimarisi kullanır. Bir makine yönetim konsolunuzu çalıştırırken, temel çalışan web izleme görevlerini yerine getirmek için her çalışanın Windows bilgisayarında arka planda düşük kaynak tüketimiyle hafif bir istemci (client) çalışır.

Sağlam bir çalışan internet kullanımı izlemesi isteyen ancak şirket hassas verilerini üçüncü taraf bir üreticinin bulutuna (SaaS) göndermeyi reddeden (özellikle KVKK uyumu arayan) işletmelere her zaman bu şirket içi (on-premise) kurulum modelini öneriyorum. Verileriniz kendi yönetici bilgisayarınızda veya kendi yönettiğiniz sunucunuzda kalır. OsMonitor’ü internet erişimi olmayan kapalı bir yerel ağ (LAN) içinde bile kusursuzca çalıştırabilirsiniz.

Çalışanların internet etkinliğini izlemeniz gerektiğinde, OsMonitor aşağıdakileri yönetmeniz için size pratik bir kontrol paneli sunar:

• Web sitesi kara liste (blacklist) ve izinli site (whitelist) kuralları
• Detaylı URL ziyaret kayıtları
• Web sitesi kullanım süresi raporları
• Birleştirilmiş yazılım ve web kullanım analizi
• Departman ve bireysel kullanıcı raporları
• Hızlı politika incelemeleri için ihlal sayıları (denemeleri)
• Ağ indirme (download) istatistikleri
• Tam internet kullanım politikası uygulaması (kısıtlaması)

Buradaki nihai amaç stresli bir ortam yaratmak değil, kurallara (politikalara) dayalı, şeffaf bir bilgisayar yönetimi kültürü oluşturmaktır. Yazılı bir politikayla (Aydınlatma Metni) başlayın, nelerin sınır dışı olduğunu belirleyin ve internet kullanımını izleme sürecini nasıl ele aldığınız konusunda şeffaf olun.

Ofis Ekipleri İçin Temel Web Sitesi Etkinlik Özellikleri

Çalışan internet izleme yazılımını değerlendirirken, sadece ham veriye değil, pratik özelliklere ihtiyacınız vardır. Temiz ve verimli bir BT (Bilgi İşlem) kurulumu için en önemli özellikler şunlardır:

Web Sitesi Kara Listesi ve İzinli Listeler (Blacklist / Whitelist)

Web sitesi kara listesi, çalışan bilgisayar etkinlik yönetimi için ilk savunma hattınızdır. Oyun siteleri, video akış (streaming) hizmetleri ve ilgisiz indirme (torrent vb.) portalları gibi bilinen zaman kaybettiricilere erişimi kısıtlar. Tersine, izinli site listesi (whitelist) ise bir iş istasyonunu kilitleyerek yalnızca onaylanmış sitelere erişmesini sağlar.

Örneğin:

• Müşteri hizmetleri temsilcilerinin yalnızca CRM’inize, bilgi tabanınıza ve kargo portallarına erişmesi gerekebilir.
• Muhasebe departmanının kesinlikle sadece bankacılık, vergi yazılımları ve tedarikçi sitelerine ihtiyacı vardır.
• Eğitim odasındaki bilgisayarlar sadece şirketinizin öğrenme yönetim sistemini yüklemelidir.

Bu listeler, çalışan internet kullanımını izleme sürecindeki varsayımları ortadan kaldırır ve BT yöneticilerinin kuralları otomatik olarak uygulamasına yardımcı olur.

URL Ziyaret Kayıtları (Logları)

URL ziyaret kayıtları size hangi sayfaların yüklendiğini tam olarak gösterir. Belirli bir olayı incelemek veya kurallara uyumu denetlemek için çalışan internet kullanımını takip etmeniz gerektiğinde baktığınız veri budur.

Bazen basit bir kategori raporu yeterli olmaz. İK incelemesi için internet kullanımının çalışan izlemesini (denetimini) yapıyorsanız, kullanıcının eğitici bir YouTube eğitim (tutorial) videosunda mı yoksa üç saatlik bir oyun yayınında mı olduğunu bilmeniz gerekir. OsMonitor, bu kesin kayıtları yerel sunucunuzda güvenle tutar.

Web Sitesi Kullanım Süresi Raporları

Bir sitenin açıldığını bilmek başka bir şeydir; o sitenin ekranda üç saat boyunca aktif olduğunu bilmek tamamen başka bir şeydir. Web sitesi kullanım süresi raporları, iyi bir çalışan internet monitörünün omurgasıdır. Belirli alan adlarında (domainlerde) harcanan gerçek (aktif) zamanı analiz ederek, yanlışlıkla yapılan bir tıklamayı (misclick) kronik bir verimlilik sorunundan kolayca ayırabilirsiniz.

Yazılım ve Web Sitesi Kullanım Süresi Analizi

İş sadece tarayıcıda (browser) gerçekleşmez. Ekibiniz belge düzenleyicileri, mesajlaşma uygulamalarını ve özel iş yazılımlarını da kullanır. OsMonitor, üretken uygulama kullanımı ile web’de gezinmeyi yan yana karşılaştırmanıza olanak tanıyan birleşik bir görünüm sağlar. Çalışan internet kullanımını izlemek için yazılım arıyorsanız ancak aynı zamanda yerel uygulama etkinliğini de görmeniz gerekiyorsa, bu hibrit (karma) raporlama tam bir cankurtarandır.

Tüm bilgisayar (PC) ortamını yönetme konusunda daha derinlemesine bir bakış için Bilgisayar İzleme Yazılımı rehberimize göz atın.

Departman ve Kişi Raporları

Hiçbir BT yöneticisinin yüzlerce ayrı URL tıklamasını inceleyecek zamanı yoktur. Sağlam bir web izleme programı bu verileri bir araya getirir. Departman ve kişi raporları, web sitesi etkinliğini ekibe, role veya bireysel makineye göre özetler.

Bu durum herkesin hayatını kolaylaştırır:

• Departman yöneticileri kendi ekiplerinin eğilimlerini kontrol edebilir.
• BT, tekrarlayan güvenlik duvarı (firewall) veya politika ihlallerini tespit edebilir.
• İnsan Kaynakları, objektif uygulama ve web sitesi kullanım kayıtlarına sahip olur.

İhlal Sayıları ve İndirme (Download) İstatistikleri

İhlal sayıları, bir kullanıcının engellenmiş bir sayfaya (kara listeye) ne sıklıkla çarptığını işaretler. Yüksek ihlal sayıları görüyorsanız; ya kara listeniz kusursuz çalışıyordur, ya çalışanlarınız politikayı anlamamıştır ya da bir departman haklı olarak yeni engellenen bir araca erişime ihtiyaç duyuyordur. Ayrıca, indirme istatistikleri (download statistics); devasa, işle ilgisi olmayan dosya aktarımlarından ağ bant genişliğini korumanıza yardımcı olur.

OsMonitor, izleme verilerini yöneticinin bilgisayarında veya kendi yönettiği sunucuda tutarak kontrolün müşteride kalmasını sağlar.

Pratik İnternet Kullanım Politikası (AUP) Örnekleri

Personel internet kullanımını bir boşlukta (kurallar olmadan) izleyemezsiniz. En iyi, net ve yazılı bir kural kitabıyla eşleştirildiğinde işe yarar. Neye izin verildiğini, neyin kısıtlandığını, izlemenin ne zaman gerçekleştiğini ve logları kimin incelediğini (KVKK aydınlatma metninde) açıklayın.

İşte bir işyeri internet politikası oluşturmak için kullandığım hızlı bir çerçeve:

Politika Alanı (Kural)	Örnek Kural	OsMonitor Desteği
Eğlence web siteleri	Oyun, kısa video ve eğlence sitelerine mesai saatleri içinde izin verilmez	Web sitesi kara listesi, ihlal sayıları
İşle ilgili gezinme (Tarayıcı)	Onaylanmış iş sistemlerine, müşteri portallarına ve tedarikçi web sitelerine izin verilir	İzinli siteler (Whitelist), URL kayıtları
Kişisel gezinme	Şirket politikası (kuralları) izin veriyorsa molalarda (lunch) sınırlı kişisel gezinmeye izin verilebilir	Web sitesi kullanım süresi raporları
İndirmeler (Downloads)	İş için gerekmedikçe büyük veya ilgisiz indirmelerden kaçınılmalıdır	İndirme istatistikleri, URL kayıtları
Departman erişimi	Farklı ekiplerin farklı onaylanmış web sitesi listeleri olabilir	Departman/kişi raporları
İnceleme (Denetim) süreci	Yöneticiler, işyeri yönetimi (ve güvenlik) için gerektiğinde web sitesi etkinlik kayıtlarını inceleyebilir	Raporlar ve ziyaret kayıtları

Kurallarınızı basit tutun ve “çevrimiçi ortamda sorumlu olun” gibi belirsiz ifadelerden kaçının. Şirket genelinde sorunsuz bir çalışan internet kullanımı sağlamak için kategorileri net bir şekilde tanımlayın.

İş Akışı: OsMonitor ile Çalışan İnternet Kullanımı Nasıl İzlenir?

İnsanlar genellikle yazılım kurulumlarını olduğundan daha karmaşık hale getirirler. Başlamak için basit bir BT iş akışı aşağıdadır.

1. Adım: Web Kullanım Politikasını Tanımlayın

Herhangi bir çalışan web izleme yazılımı kurmadan önce (KVKK gereği) politikanızı / Aydınlatma Metninizi yazın. Kısıtlanmış kategorileri (kumar, oyun, ağır video akışı) ve izin verilen kategorileri (sektör araştırması, CRM’ler, satıcı portalları) belirleyin.

2. Adım: Yönetim Konsolunu ve İstemcileri (Clients) Kurun

OsMonitor konsolunu ana sunucunuza veya BT yönetim bilgisayarınıza kurun. Ardından, çalışan Windows bilgisayarlarına hafif istemciyi (client) gönderin. Unutmayın, temel özelliklerin (loglama, engelleme) çalışması için istemcinin uç noktalara kurulması şarttır.

3. Adım: Kara Listeleri ve İzinli Listeleri Yapılandırın

Ağınızda hiçbir işi olmayan siteler için kara liste (blacklist) kurallarınızı oluşturun. Yüksek güvenlikli iş istasyonları için ise izinli siteleri (whitelist) kullanın.

4. Adım: Web Sitesi Etkinlik Raporlarını İnceleyin

Haftalık eğilimleri (trendleri) incelemek için yeni çalışan internet kullanımı izleme yazılımınızı kullanın. Her bir fare tıklamasını mikro düzeyde yönetmek (darlamak) yerine; tekrarlayan sorunları, ilgisiz sitelerdeki aşırı zaman kayıplarını veya politika istisnalarını arayın.

5. Adım: Kuralları Ayarlayın ve Net Bir Şekilde İletişim Kurun

Yasal (işle ilgili) iş sitelerinin engellendiğini fark ederseniz, izinli listenizi güncelleyin. Dikkati dağıtan yeni bir site trend (popüler) oluyorsa, onu kara listeye ekleyin. Tutarlı ve şeffaf yönetim başarının anahtarıdır.

Veri Mülkiyeti ve Kurulum (Dağıtım) Seçenekleri

OsMonitor’ü savunmamın en büyük nedenlerinden biri veri egemenliğidir. İnternet kullanımı takip verilerinizi dış sunucularda istifleyen bir bulut SaaS (abonelik) ürünü değildir.

İnternet Erişimi Olmadan Yerel Ağ (LAN) Kurulumu

Yüksek güvenlikli bir ofis, üretim tesisi veya çevrimdışı (offline) bir laboratuvar yönetiyorsanız, OsMonitor hiçbir internet bağlantısı (dış ağ) olmadan yerel bir ağda (LAN) kusursuz bir şekilde çalışır. Yönetim bilgisayarı ve istemciler (çalışanlar) yerel ağ üzerinden doğrudan birbirleriyle konuşur.

Kendi Yönettiğiniz Bulut Sunucusu (Private Cloud)

Birden fazla şubeniz varsa, yönetim sunucusunu kendi özel bulutunuzda (Private Cloud - AWS/Azure vb.) barındırabilirsiniz. Bu, verileriniz üzerinde size yine tam (mutlak) kontrol sağlar. Kendi altyapınızı yönetmenin faydalarını tam olarak anlamak için Şirket İçi (On-Premise) Çalışan İzleme Yazılımı sayfamızı okuyun.

Windows Uyumluluğu ve Kurulum Gereksinimleri

OsMonitor, özel bir Windows ortam aracıdır. Windows Server sürümleri (32-bit ve 64-bit) dahil olmak üzere Windows 7 ve daha yeni sürümlerini tam olarak destekler.

Ayak izi (bilgisayarı yorması) son derece düşüktür ve pahalı/özel bir donanım gerektirmez. Yalnızca bir yönetim bilgisayarına (Manager), çalışan uç noktalarınıza (Client) ve standart bir ağ (network) bağlantısına ihtiyacınız vardır.

Şeffaf bir fiyatlandırma sunuyoruz—hiçbir zaman yinelenen (aylık ödenen) SaaS abonelik ücreti olmayan, sonsuza dek kullanacağınız tek seferlik bir satın alma (kalıcı lisans).

Sınırlamalar ve Sorumlu Kullanım

Biraz da insani unsurlardan bahsedelim. Çalışan internet izlemesi, çalışanların ensesinde boza pişirmek (micromanagement) için değil, meşru (yasal) işletme yönetimi için kullanılan bir araçtır. Yerel iş ve gizlilik yasalarına (Türkiye’deki KVKK şartlarına) uygunluğu daima sağlayın ve personelinize gerekli bildirimleri (Aydınlatma Metni ile) yapın.

Akılda tutulması gereken birkaç şey:

• İstemciyi (Client) mutlaka çalışan bilgisayarlarına kurmalısınız.
• Yalnızca Windows için tasarlanmıştır.
• Web sitesi etkinliği her zaman kendi bağlamı (context) içinde değerlendirilmelidir (örneğin, birinin rakibin YouTube kanalını araştırması ile çizgi film izlemesi farklıdır).
• Bu raporlara erişimi (kimlerin görebileceğini) yalnızca yetkili BT ve İK personeliyle sınırlı tutun.

Sorumlu bir şekilde uygulandığında bu yazılım güveni artırır, ağınızı güvence altına alır (sızıntıları önler) ve işyerinde bir profesyonellik standardı getirir.

SSS (Sıkça Sorulan Sorular)

Web sitesi etkinliği nedir?

Kurumsal bağlamda web sitesi etkinliği, şirkete ait donanımlarda web (tarayıcı) gezinmesi ile ilgili tüm kayıtları kapsar. Bu, dijital kaynakların nasıl kullanıldığını anlamanıza yardımcı olan URL ziyaret kayıtlarını (loglarını), sayfalarda harcanan süreyi, kara liste/izinli liste kural tetiklemelerini ve indirme (download) istatistiklerini içerir.

Şirketlerin web sitesi etkinliklerini izlemesi yasal mıdır?

Türkiye (KVKK) dahil çoğu yasal düzende evet. İşletmeler, verimliliği ve ağ güvenliğini sağlamak için şirkete ait (kendi mülkiyetindeki) donanımları izleme hakkına sahiptir. Ancak, kurulumdan önce her zaman yerel hukuk uzmanlarına danışmalı, net ve yazılı bir politika (Aydınlatma Metni) oluşturmalı ve yetkilendirilmiş, şeffaf bir işyeri izlemesi (monitoring) yapmalısınız.

Bazı alıcılar “çalışanların internet kullanımını takip eden yazılım (software to track internet usage of employees)” araması yapıyor. Bu yazılım bu işi mi yapıyor?

Evet. Bazı kişiler çalışanların internet kullanımını takip eden yazılım gibi uzun kelime öbekleri arasa da, sektördeki standart terim kısaca çalışan internet izleme yazılımıdır. OsMonitor, URL’leri ve aktif kullanım süresini takip ederek ve erişim kurallarını (engellemeleri) uygulayarak tam olarak bu işi (görevi) yerine getirir.

OsMonitor çalışan bilgisayarlarında bir istemci (client) gerektiriyor mu?

Evet, merkezi yönetim konsolunuza (Manager) bağlanması ve kuralları (engellemeleri) uygulayabilmesi için hafif istemcinin çalışanların Windows bilgisayarlarına kurulması zorunludur.

OsMonitor izleme verileri nerede saklanıyor?

Verileriniz sizde kalır. Doğrudan kendi yönetim bilgisayarınızda veya kendi yönettiğiniz (şirket içi / özel bulut) sunucunuzda saklanır. Bizim kendi (üretici) bulutlarımızı veya SaaS platformlarını kullanmayız.

OsMonitor internet olmayan bir yerel ağda (LAN) çalışabilir mi?

Kesinlikle. Hiçbir dış (harici) internet bağlantısı olmadan kapalı bir LAN içinde tam kapasiteyle (eksiksiz) çalışabilir.

İnsanlar “internet kullanımı nasıl izlenir” diye de soruyor. En etkili yolu nedir?

En etkili yöntem, OsMonitor gibi şirket içi (on-premise) bir çalışan internet monitörünü, katı bir izinli liste (whitelist) veya kara liste (blacklist) ile eşleştirerek (birlikte) kullanmaktır. Bu yöntem, manuel (elle) incelemelere güvenmek yerine BT politikalarının (kurallarının) uygulanmasını otomatikleştirir.

OsMonitor hangi Windows sürümlerini destekliyor?

Windows Server sürümleri (32-bit ve 64-bit) dahil olmak üzere Windows 7 ve sonraki tüm Windows masaüstü sürümlerini tam olarak destekler.

Ofisiniz İçin Web Sitesi Etkinlik İzlemeyi (Denetimini) Deneyin

Ekibinizin bant genişliğinin (internetinin) ve mesai zamanının nereye gittiğini tahmin etmekten yorulduysanız, çalışan internet (web) trafiğini izlemek için objektif bir yola ihtiyacınız vardır. OsMonitor, Windows ağları için güvenli, kendi sunucunuzda barınan (self-hosted) bir yaklaşım sunar. Özellikleri test etmek ve BT altyapınıza (şirketinize) nasıl uyum sağladığını görmek için OsMonitor Ücretsiz Deneme Sürümünü İndirin.